MENU

Standaryzacja & Dokumentacja

Standaryzacja & Dokumentacja
 

Standaryzacja czy harmonizacja? Tak naprawdę potrzebne jest jedno i drugie. Dlaczego? To cykl, zaczynający się od oceny obecnej sytuacji Klienta w konkretnych obszarach, po której następuje:

Mapowanie procesów operacyjnych i określenie procesu przeniesienia:

  • Zdefiniowanie stanu obecnego vs. model stanu przyszłego: Taksonomia procesów, Mapy Procesowe;
  • Analiza oparta na podejściu bazującym na wywiadach i kwestionariuszach: dokumentacji, technologii (ułatwienia IT: jedna platforma ERP, poziom automatyzacji i interfejsy) oraz wolumeny;
  • Ocena procesów za pomocą narzędzi wizualizacyjnych wykorzystujących odpowiednie wymiary (standaryzacja, złożoność procesów i podtrzymanie po transferze) w celu podjęcia odpowiednich decyzji
  • Udokumentowanie szczegółów map procesowych w dokumentach SOP (Standard Operating Procedures)

Kluczowe czynniki sukcesu standaryzacji i harmonizacji(*)

  • Poparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla i odpowiednie zarządzanie. Standaryzacja procesu i harmonizacja są wyraźnie określone jako cele organizacji;
  • Jasne zasady decyzyjne dla standaryzacji i harmonizacji:
  • Kryteria dotyczące różnic procesowych, które nie powinny być standaryzowane;
  • kryteria wyboru najlepszego standardu oparte o wydajność procesu oraz koszt procesu.
  • Przeprowadzenie działań standaryzacyjnych i harmonizacyjnych w sposób zorganizowany.

(*) źródło: Albrecht Richen i Ansgar Steinhorst

Nasza metodologia standaryzacji i dokumentacji procesu:

  • Współpraca z SMEs (ekspertami danego procesu) / Process Executors (wykonawcami procesu) podczas wykonywania codziennych aktywności
  • Przygotowanie opisów procesu i szczegółowych procedur operacyjnych, w tym zrzutów ekranu i opisów dla każdego etapu procesu oraz przygotowanie szablonów dla wszystkich procesów zdefiniowanych w taksonomii procesów
  • Zweryfikowanie przez SME
  • Odniesienie do standardów
  • Poddawanie ocenie standardów na co dzień

Harmonizacja, centralizacja i optymalizacja to główne etapy na drodze do dojrzałości i doskonałości operacyjnej większości organizacji. Wspieramy organizacje w definiowaniu strategii, a następnie towarzyszymy im przez cały proces. Realizujemy plany dotyczące poszczególnych działań, takich jak harmonizacja, redefinicja procesów i całe programy transformacji.