Standaryzacja czy harmonizacja? Tak naprawdę potrzebne jest jedno i drugie. Dlaczego? To cykl, zaczynający się od oceny obecnej sytuacji Klienta w konkretnych obszarach, po której następuje:
Mapowanie procesów operacyjnych i określenie procesu przeniesienia:
- Zdefiniowanie stanu obecnego vs. model stanu przyszłego: Taksonomia procesów, Mapy Procesowe;
- Analiza oparta na podejściu bazującym na wywiadach i kwestionariuszach: dokumentacji, technologii (ułatwienia IT: jedna platforma ERP, poziom automatyzacji i interfejsy) oraz wolumeny;
- Ocena procesów za pomocą narzędzi wizualizacyjnych wykorzystujących odpowiednie wymiary (standaryzacja, złożoność procesów i podtrzymanie po transferze) w celu podjęcia odpowiednich decyzji
- Udokumentowanie szczegółów map procesowych w dokumentach SOP (Standard Operating Procedures)
Kluczowe czynniki sukcesu standaryzacji i harmonizacji(*)
- Poparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla i odpowiednie zarządzanie. Standaryzacja procesu i harmonizacja są wyraźnie określone jako cele organizacji;
- Jasne zasady decyzyjne dla standaryzacji i harmonizacji:
- Kryteria dotyczące różnic procesowych, które nie powinny być standaryzowane;
- kryteria wyboru najlepszego standardu oparte o wydajność procesu oraz koszt procesu.
- Przeprowadzenie działań standaryzacyjnych i harmonizacyjnych w sposób zorganizowany.
(*) źródło: Albrecht Richen i Ansgar Steinhorst
Nasza metodologia standaryzacji i dokumentacji procesu:
- Współpraca z SMEs (ekspertami danego procesu) / Process Executors (wykonawcami procesu) podczas wykonywania codziennych aktywności
- Przygotowanie opisów procesu i szczegółowych procedur operacyjnych, w tym zrzutów ekranu i opisów dla każdego etapu procesu oraz przygotowanie szablonów dla wszystkich procesów zdefiniowanych w taksonomii procesów
- Zweryfikowanie przez SME
- Odniesienie do standardów
- Poddawanie ocenie standardów na co dzień
Harmonizacja, centralizacja i optymalizacja to główne etapy na drodze do dojrzałości i doskonałości operacyjnej większości organizacji. Wspieramy organizacje w definiowaniu strategii, a następnie towarzyszymy im przez cały proces. Realizujemy plany dotyczące poszczególnych działań, takich jak harmonizacja, redefinicja procesów i całe programy transformacji.
